BT dış kaynak kullanımı, şirketlerin uzman olduğu konulara odaklanabilmesi için her geçen gün artmaktadır. Hizmet veren üçüncü partilerle yapılan kontratlar firmaların başarılarını doğrudan etkilemektedir. Bu sebeple firmaların üçüncü taraflarla yapacakları anlaşmaların önemi artmaktadır.
Başarılı bir üçüncü parti kontrat yönetimi için gerçekleştirilecek faaliyetler üç ana grupta toplanır. Bu alanları; hizmet yönetimi, üçüncü partilerle ilişki yönetimi ve sözleşme yönetimi olarak tanımlayabiliriz. Hizmet yönetimi, hizmetin sözleşmede yer aldığı şekilde verildiğinin ve hizmet seviyelerinin takibi faaliyetidir. Üçüncü partilerle ilişki yönetimi iletişimi düzenleyerek oluşacak sorunların önceden tanımlanmasını ve sorunların çözülmesini sağlar. Sözleşme yönetimi ise sözleşmenin hukuki faaliyetlerinin takip edilmesi ve gerçekleştirilmesidir.
Kontrat yönetiminde başarı sağlanabilmesi için bu üç ana adımın bir arada ve başarılı bir şekilde yönetilmesi gerekmektedir. Bunun için farklı disiplinlerden birimler uyum içinde çalışmalıdır.
Hizmet yönetimi faaliyetleri gerçekleştirilirken iki önemli konu takip edilmeli ve sorunlara hemen müdahale edilmelidir. Bu konulardan birincisi alınan hizmetin sözleşmede anlaşılan faaliyetlerle paralel olması, yani firmanın hizmet alımında hedeflediği gereksinim ve standartların karşılanmasıdır. Diğer önemli konu ise bu işlem için ayrılan maddi giderlerin aşılmaması için alınan hizmetin maddi olarak da takibi sağlanmalıdır. Hizmet alımında kalite arttıkça maddi giderler artmaktadır. Bu sebeple alınacak hizmetin kalitesi ile seviyesi hizmet alacak firmanın bütçesine ve iç süreçlerine uyum sağlayacak ortak bir noktada buluşmalıdır. Hizmet alımında firmalar öncelikle giderlerini hesaplamalı ve almaları gereken hizmetin hedeflerini, seviyesini ve kalitesini belirlemelidir.
Hizmet alım kararı ile birlikte alınacak hizmetin tanımı ve ölçüm metrikleri belirlenmelidir. Metrikler için farklı yöntemler mevcuttur. Ölçülebilen hizmetler olduğu gibi, ölçülemeyen ancak ikili değerlendirme sistemiyle başarısı ve seviyesi belirlenen hizmetlere farklı metrikler tanımlanabilir. Belirlenen metriklere göre temel seviye (“baseline”) tanımları doğrultusunda hizmet seviyeleri tanımlanmalıdır. Alınacak hizmetin performansı bu tanımlamaların doğruluğu paralelinde takip edilebilir ve başarılı olması sağlanır.
Yukarıda ifade edilenlere ilave olarak, hizmet alımının başlamasından önce ve hizmet alımı sırasında işletilmesi gereken bir süreç de ‘Risk Yönetimi’ sürecidir. Hizmeti dış kaynak kullanımı ile sağlamanın getirdiği ve tedarikçinin yapısından kaynaklanan riskler doğru tanımlanmalıdır. Olası riskleri ortadan kaldırmak için belirlenen aksiyonlar takip edilmelidir. Bunun için de hem hizmet alan firmanın iş süreçleri hem de hizmet veren firmanın süreçleri incelenmeli, olası riskler tanımlanarak ilgili önlemler alınmalıdır.
Başarılı dış kaynak kullanımı anlaşmaları için sözleşmeler kadar, sözleşme aşamasından önce ve sonra gerçekleştirilen faaliyetler ön plana çıkıyor. Doğru tanımlanmış bir süreç ile; siz de asıl iş konularınıza odaklanmak amacıyla, BT hizmetlerinizi dış kaynak kullanımı ile sağlayarak hem esneklik kazanabilir hem de karlılığınızı arttırabilirsiniz.